Fokussierter Kater vor dem Sprung

Warum mein Alltag ohne mein Trello-Planungsboard undenkbar wäre

Du kannst am Abend nicht einschlafen, weil dir noch so viel durch den Kopf geht? Weil dein Hirn die vielen losen Enden noch nicht verknüpft hat?

Ich kenne das nur allzu gut, deshalb habe ich immer einen Block und Bleistift auf dem Nachttisch. So kann ich mir Dinge notieren und sie so loslassen.

Das hilft zwar, ist aber nicht wirklich zufriedenstellend. Denn eigentlich möchte ich nicht noch in der Nacht Dinge aufschreiben müssen, die ich tagsüber vergessen habe. Als ich dann dank Claudia Kauscheder’s Artikel auf die 1-Minute ToDo-Liste aufmerksam wurde, war das für mich die Lösung. Ich habe die Methode für mich passend gemacht und mein Trello-Planungsboard erstellt.

Seit ich das habe sind mein Notizblock und das Bleistift fast arbeitslos geworden. Ausserdem kann ich besser schlafen. Es ist sehr entspannend, wenn das Hirn nicht spätabends noch Überstunden macht und das völlig unnötig.

Ich war ganz zufrieden mit meiner Planung, bis ich kürzlich angefragt wurde, wie ich das mit der Planung eigentlich genau mache. Wie ich mit Unvorhergesehenem umgehe. Das hat mich zum Nachdenken gebracht. Denn im Umgang mit Unvorhergesehenem habe ich eindeutig noch Verbesserungspotential.

Mein Trello-Planungsboard

Wie du oben schon erfahren hast, basiert mein Trello-Planungsboard auf der 1-Minute ToDo-Liste. Das ist eine einfache und übersichtliche Methode, die anstehenden Aufgaben zu planen. Wenn du dich dafür interessierst, kannst du das E-Book des Erfinders Michael Linnenberger kostenlos auf Englisch herunterladen.

Allerdings habe ich sie an meine Bedürfnisse angepasst. Und zum Beispiel auch die einzelnen Spalten in der Liste mit Überschriften versehen, die mir besser entsprechen.

Und so sieht es aus:

Mein Trello-Planungsboard

Wieso Trello?

Ich liebe Trello, es ist aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Darum lag es nahe, dass ich mich dafür entschieden habe. Es ist flexibel und deshalb perfekt geeignet für die Planung.
Offline-Planungstools sind nicht mein Ding. Aus diesem Grund fielen Whiteboard und Kalender schon mal weg.

Mehr Spalten als die klassische 1-Minute ToDo-Liste

Mein Planungsboard enthält einige Spalten mehr als die klassische 1-Minute ToDo-Liste. Das ist zwar unübersichtlicher, aber ich fühle mich damit wohler. Ich habe dann alles Wichtige im Blick.

Mein Board enthält folgende Spalten:

  • Erledigt
  • Heute
  • Diese Woche
  • Später
  • Business
  • Podcast/Blog noch hören
  • Websites 2018
  • Templates/Wiederholungen

Was verbirgt sich hinter den Spalten:

Erledigt ist die coolste Spalte, sie motiviert unglaublich. Den Inhalt dieser Spalte lösche ich immer, wenn ich die neue Woche plane.

Unter Heute plane ich jeden Abend den nächsten Tag. Hier muss ich aufpassen, dass ich nicht zu viel reinquetsche und genügend Pufferzeiten einplane.

Diese Woche ist eigentlich selbsterklärend. Hier kommt alles rein, dass ich in dieser Woche erledigen will. Ich plane sie immer am Sonntag voraus, mit viel Pufferzeit für Unvorhergesehenes.

Unter Später lege Kärtchen an mit Dingen, die ich später erledigen kann/muss. Von dort wandern die Kärtchen dann in diese Woche hinüber.

Hinter Business verstecken sich alle die Dinge, die ich für mein eigenes Business noch erledigen will. Das können neue Angebote sein, Anpassungen an der Website und vieles mehr.

Ich notiere hier alles was ich in nächster Zeit machen will. Dann werden diese Kärtchen in «Später» verschoben und dann landen sie in «Diese Woche» und irgendwann in «Heute» und werden erledigt.

Podcast/Blog noch hören: Hier trage ich alle Links zu Podcasts ein, die ich interessant finde, für die ich aber im Moment keine Zeit habe. So geht nichts verloren und ich kann mir einen dieser Podcasts anhören, wenn ich putze oder ähnliches erledige. Hin und wieder finden sich dort auch Blogartikel, die ich in einer ruhigen Phase noch lesen will.

Websites 2018: In dieser Liste erfasse ich alle Websites, an denen ich im Laufe des Jahres arbeite. Ich notiere dort auch, wenn es Verzögerungen gibt, weil ich auf Unterlagen des Kunden warten muss. So habe ich jederzeit den Überblick.

Templates/Wiederholungen: Viele Aufgaben wiederholen sich jede Woche oder mindestens jährlich. Die erhalten ein spezielles Kärtchen, dass automatisch in der entsprechenden Liste aufploppt, wenn ich diese Aufgabe wieder einmal erledigen muss. Zum Beispiel am Anfang jeden Monats die Buchhaltung.

Ebenfalls sind dort alle Checklisten abgelegt, die mir helfen, wiederkehrende Aufgaben effizient und ohne etwas zu vergessen abzuarbeiten.

Redaktionsplan

Teil meiner Planung ist auch der Redaktionsplan, den ich ausserhalb meines Trello-Planungsboards führe. Da er sehr umfangreich ist, bauche ich ein eigenes Trelloboard dafür. Von dem verschiebe ich dann die entsprechenden Kärtchen in mein Planungsboard, sobald eine Aufgabe erledigt werden muss. Damit ich das nicht vergesse, schaue ich immer, wenn ich die nächste Woche plane in den Redaktionsplan.

Trotz dieser Planung sind noch Probleme aufgetaucht

Obwohl ich mit dieser Planung recht glücklich bin, sind doch noch ein paar Dinge aufgetaucht, die ich noch verbessern wollte.

Bei grossen Projekten wie Websites gibt es unzählige kleine Schritte zu erledigen. Diese hatte ich bisher zu wenig detailliert erfasst. Ich hatte nur notiert, Website Ursula. Dadurch habe ich die Kärtchen ewig mit mir rumgeschleppt. Ich konnte sie ja gar nicht an einem Tag erledigen.

Aus diesem Grund habe ich mich entschieden, ein weiteres Trelloboard anzulegen mit allen Websites an denen ich im Moment arbeite. Und zu jeder Website Kärtchen mit allen Schritten hinzuzufügen. So kann ich die Aufgaben, die ich abarbeiten will, jeden Sonntag in die «Diese Woche»-Liste kopieren.

Wie plane ich Unvorhergesehenes?

Das ist immer noch meine grösste Herausforderung. Ich erledige Anfragen von Kunden am liebsten sofort, obwohl das meistens nicht nötig ist. Und hier habe ich mir gute Vorsätze für das Jahr 2018 gefasst:

  • Ich werde nur noch wirkliche Notfälle sofort bearbeiten und Anfragen, die ich in 5 Minuten erledigen kann.
  • Ich werde Anfragen nach Wichtigkeit sortiert in meine Planung eintragen.

Pufferzeiten einplanen

Jeder Tagesplan braucht Pufferzeiten. Ohne die kann kaum eine Planung ihren Zweck erfüllen. Denn jede von uns erhält täglich Mails und Telefonanrufe, die nicht vorher eingeplant werden können.

Und auch wenn das meiste nicht sofort erledigt werden muss, gibt es immer wieder Notfälle, die wirklich jetzt sofort bearbeitet werden müssen.

Bei mir kann das zum Beispiel sein, wenn ich sehe, dass eine Kundenseite nicht mehr funktioniert. Um so etwas muss ich mich sofort kümmern.

Wie viel Pufferzeit braucht es?

Das kann ich leider auch nicht genau sagen. Ich plane immer mindestens 10% ein. Was allerdings ein sehr tiefer Wert ist. Besser sind 20 – 30%.

Teste einfach einmal, was du brauchst und passe die Pufferzeiten entsprechend an.

Pufferzeiten die du nicht brauchst, kannst du entweder mit Aufgaben aus der «Diese Woche» -Liste füllen oder auch mal freimachen.

Wie mache ich das mit grösseren Aufgaben aus der «Business»-Liste?

Für grössere Aufgaben oder wenn ich wichtige Entscheidungen für mein Business treffen muss, blocke ich mir auch hin und wieder einen ganzen Tag.

Denn es bringt mich unglaublich viel weiter, wenn ich an einem Tag fokussiert arbeiten kann.

Aufgaben die zum ersten Mal auftauchen

Vor eine besondere Herausforderung hat mich die Teilnahme am Kurs «Mein erster Onlinekurs» von Marit Alke gestellt. Denn neben meiner «normalen» Arbeit musste ich plötzlich jede Woche Zeit für meine Arbeit an meinem Onlinekurs reservieren.

Wie viel Zeit ich jedoch brauche, war für mich sehr schwer abzuschätzen. Das hat mich manchmal ganz schön ins Rotieren gebracht und bringt es noch.

Die nächste grosse Herausforderung dieser Art wird die Durchführung meines kostenlosen Minikurses «Nutze das Potential von Empfehlungen für dein Business» sein. Hier kann ich auch nur schwer abschätzen, wie viel Zeit ich in der Kurswoche reservieren muss.

Zeit notieren: Damit ich künftig besser planen kann. werde ich mir genau notieren, für was ich dort wie viel Zeit brauche. So werde ich immer besser planen können.

Jetzt bin ich gespannt: Wie planst du? Ich freue mich auf deine Antwort in den Kommentaren.

Fokussierter Kater vor dem Sprung

Hoi, ich bin Claudia Barfuss

Ich arbeite mit Menschen zusammen, bei denen die Tiere im Mittelpunkt stehen und die sich eine Homepage wünschen, die sie bei der Kundengewinnung unterstützt.

Ich begleite sie durch den Dschungel von Technik, Inhalten und Design. Wir arbeiten gemeinsam an ihrer neuen Website, damit sie sich mit ihr rundum wohl fühlen und neue Kunden anziehen.

Mehr von mir findest du auf:

Claudia Barfuss mit Hund und Katzen

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